Wdrażanie nowego systemu - cennik inwestycji

Podczas wdrażania systemu, lista lokali stanowi najważniejszy element, by móc później wprowadzać materiały pomocne przy obsłudze inwestycji. W załączeniu znajduje się nasz przykładowy wzór "Cennik (lista lokali) - wzór", który można uzupełnić i przesłać do nas.

Wdrażanie nowego systemu - karty lokali

Karty lokali najlepiej przesyłać do nas w formacie PDF. Do wysyłki dużych plików bądź paczek wielu kart polecamy stronę https://wetransfer.com/.

Wdrażanie nowego systemu -  lista użytkowników

Potrzebujemy imiona, nazwiska, emaile oraz numery telefonów użytkowników, dla których utworzone będą konta dostępowe oraz informację o dziale (dział sprzedaży, dział rozliczeń, zarząd, dział obsługi posprzedażowej).

Wdrażanie nowego systemu -  baza klientów oraz umów

Wdrażając nowy system mamy również możliwość zaimportowania starej bazy klientów oraz umów. Przykładowe wzory znajdują się w załączniku (wraz z oznaczeniem wymaganych kolumn) - "Lista klientów - wzór" oraz "Lista umów - wzór"

Dokumenty i dodatkowe informacje do uzupełnienia w systemie CRM

Poniżej przedstawiamy listę materiałów dodatkowych, które można uzupełnić w systemie CRM, by ułatwić użytkownikom pracę i w większym zakresie wykorzystać możliwości systemu. Uzupełnienie tych danych jest opcjonalne.

Wzór umowy rezerwacyjnej

System pozwala na generowanie umów z szablonów. Możliwe jest podłączenie wzoru umowy rezerwacyjnej do każdego z etapów inwestycji osobno (oczywiście w przypadku gdy inwestycja posiada etapy).

Prośba o przesłanie wzoru umowy rezerwacyjnej w formacie docx (np. z Worda) oraz zaznaczenie (np. na żółto) w nim miejsc, w których system miałby uzupełniać dane automatycznie.

Szablon harmonogramu płatności (tabelka % i termin płatności)

Poniżej przesyłam przykładowy szablon harmonogramu:

Każdy harmonogram przypisywany jest do konkretnej inwestycji, natomiast każda z nich może posiadać wiele takich szablonów np. z podziałem na budynki / etapy. 

Szablon można przesłać do nas w formie pliku Excel / PDF lub w postaci tekstu.

Dodatkowe dokumenty dla inwestycji do dodania w CRM

W systemie jest również możliwość dodania dokumentów do inwestycji, które można później łatwo załączyć np. przy wysyłce maila do klienta wybierając odpowiedni folder w zakładce "załączniki".

Dodatkowe dokumenty załączane automatycznie do ofert wysyłanych z systemu

W systemie mamy również możliwość dodania plików, które będą automatycznie dodawane jako załączniki podczas wysyłki do klienta maila z ofertą na daną inwestycję. 

Stopki pracowników, które będą dodawane na końcu wiadomości wysyłanych z systemu

Dla każdego użytkownika możemy wprowadzić indywidualną stopkę mailową. Dzięki temu w wiadomościach wysyłanych z systemu, będą one automatycznie dodawane na końcu treści.

Przykład stopki pracownika:

Wzór tabelki dla Notariusza

System pozwala na generowanie zestawu danych dotyczących umowy deweloperskiej w formacie tabelki bądź dokumentu, które następnie można przesłać notariuszowi. W systemie posiadamy podstawowy, domyślny wzór. Jeśli jednak posiadają Państwo w tym zakresie własny, prosimy o przesłanie.

Rzuty kondygnacji dla lokali, garaży, komórek i innych przyległości

System pozwala na dodanie rzutów kondygnacji oraz zaznaczeniu na nich odpowiednich lokali i przyległości, dzięki czemu istnieje możliwość graficznego wyszukiwania nieruchomości. Rzut kondygnacji można przesłać do nas w formacie graficznym (np. JPG) lub PDF - powinien zawierać numerację, abyśmy mogli zaznaczyć lokale w odpowiednich miejscach. Taki rzut z oznaczeniami można następnie pobrać w formacie PDF i wysłać klientowi w celu przedstawienia dostępności np. miejsc postojowych.

Kolory kropek na rzucie oznaczają dostępność danego lokalu lub przyległości:

• zielona = wolne

• czerwona = umowa rezerwacyjna/deweloperska/akt notarialny itp.

• pomarańczowa = rezerwacja ustna

Inne dokumenty z danymi przygotowywane dla klientów

System pozwala również generować indywidualne szablony np. wezwanie do zapłaty, zawiadomienie o zakończeniu prac, prospekt informacyjny, protokół odbioru, umowę deweloperską itp. Takie pliki najlepiej przesyłać do nas w formacie docx (np. w Wordzie) i oznaczyć (np. kolorem żółtym) miejsca, w których mają zaciągać się odpowiednie dane z systemu (np. dane o umowie, kliencie, mieszkaniu).

Wzory maili ofertowych

System pozwala na dodanie wielu szablonów wiadomości email, które można później wybierać wysyłając np. maila ofertowego do klienta. Po zaznaczeniu kilku konkretnych lokali istnieje możliwość wygenerowania w wiadomości tabelki z danymi dotyczącymi wybranych lokali (kolumny oraz kolor tabeli można skonfigurować).

Teksty RODO do formularzy zgód

System pozwala wysyłać do klienta link do formularza zgód, który po zapisaniu przez klienta aktualizuje zgody w jego karcie. Treści zgód mogą być ustawiane indywidualnie dla każdej spółki w systemie.

Poniżej znajdują się przykładowe wzory zgód RODO:

1. Zgoda na przetwarzanie danych:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowych przez NAZWA_SPÓŁKI i spółki powiązane.

2. Zgoda na mail:

Wyrażam zgodę na przesyłanie informacji handlowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej zgodnie z treścią art. 10 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

3. Zgoda na telefon:

Wyrażam zgodę na używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego zgodnie z treścią art. 172 ustawy z dnia 16 lipca 2004 roku Prawo telekomunikacyjne.

4. Informacja o administratorze danych:
   Przyjmuję do wiadomości, że administratorami danych osobowych jest NAZWA_SPÓŁKI, ULICA_SPÓŁKI, KOD_POCZTOWY MIASTO_SPÓŁKI i spółki powiązane. Podstawą prawną przetwarzania jest Pani/Pana wyraźna oraz dobrowolna zgoda na przetwarzanie danych w celach marketingowych. Przysługuje Panu/Pani prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Dane osobowe będą przechowywane od momentu zebrania zgody na przetwarzanie danych osobowych, aż do czasu jej skutecznego odwołania. Przysługuje Panu/Pani prawo żądania dostępu do Pani/Pana danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia i ograniczenia przetwarzania, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego.