Jak korzystać z aktówki? Tworzenie oferty dla klienta

VoxCRM posiada funkcję "Aktówki", która pełni podobną rolę jak koszyk w sklepie internetowym. Funkcję "Aktówki" odnajdą Państwo na górnym pasku menu, po prawej stronie. 

Z pomocą Aktówki mogą Państwo tworzyć oferty dla klientów prosto z systemu. Utworzone oferty mogą zawierać zestawienie kilku inwestycji w postaci tabeli, ich plany oraz zdjęcia. 

Aby zacząć tworzyć ofertę otwieramy zakładkę "Wyszukiwarka", a następnie znajdujemy lokale, które nas interesują. 

Wyszukiwarka dla ułatwienia tego procesu posiada wbudowane filtry takie jak:

• Nazwa (Wpisujemy tu np. Nazwisko klienta, który został wcześniej przypisany do lokalu, Numer lokalu itp.)

• Projekt - rozwiajna lista projektów dostępnych w systemie 

• Etap - rozwijana lista etapów przypisanych do wybranego wcześniej projektu  

• Typ lokalu - Rozwijana lista z typami lokali np. Apartament, mieszkanie, dom, lokal biurowy itp.

• Budynki - Lista konkretnych budynków przypisanych do wybranej wcześniej inwestycji

• Klatka schodowa - Lista klatek schodowych przypisanych do wcześniej wybranych budynków

• Układ - Pole do uzupełnienia konkretnego układu

• Typ aneksu kuchennego ( aneks w głębi, widny, z oknem, oddzielna kuchnia)

• Łazienka - ( 2 łazienki i więcej, odrębne WC, z WC)

• Antresola (tak/nie)

• Strona świata (N, E, S, W, SWE, SWN itp.)

• Źródło pochodzenia (zapytanie z , reklama, pośrednik)

• Status lokalu ( akt notarialny, dostępne, odebrano, sprzedany itp.)

• Powierzchnia (od-do) w metrach

• Piętro (od-do)

• Liczba pokoi (od-do)

• Cena katalogowa (od-do)

• Cena z m2 (od-do)

• Cena promocyjna (od-do)

• Cena promocyjna za m2 (od-do)

• Odebrane przez klienta (tak/nie)

• Gotowe do odbioru (tak/nie)

• Taras (od-do) w metrach

• Ogród (od-do) w metrach

• Balkon (od-do) w metrach

• Loggia (od-do) w metrach

• Stopa zwrotu/miesięcznie (od-do)

• Stopa zwrotu/ rocznie (od-do)

• Taras  (tak/nie)

• Loggia  (tak/nie)

• Balkon (tak/nie)

• Kredy 2% (tak/nie)

• Pokaż lokale ze zmianą lokatorską (zaznaczamy/odznaczamy chceckbox)

Przy wybranej pozycji, po prawej stronie ekranu, klikamy ikonkę "Aktówki" oznaczoną zielonym znakiem "+". 

Warto pamiętać, że do "Aktówki" można dodać jedynie nieruchomości, które mają status "Dostępne". Nieruchomości o statusach takich jak "Akt notarialny" czy "Umowa deweloperska" itp. nie mogą zostać dodane.

Po dodaniu lokali do "Aktówki" klikamy jej ikonkę na pasku menu. W "Aktówce" znajdują się następujące dodane przez nas lokale oraz dostępne opcje: 

• Przypisz do klienta,

• Porównaj,

• Wyślij mailem, 

• Drukuj, 

• Eksport

Aby usunąć lokal, wystarczy kliknąć ikonę "X".

Dostępne opcje:

Przypisz do klienta

Po wybraniu tej opcji otworzy się okno umożliwiające wyszukanie klienta za pomocą nazwiska, imienia, numeru telefonu, adresu e-mail lub miejscowości. Po wpisaniu danych należy kliknąć "Szukaj".

W rezultacie otrzymamy listę klientów spełniających podane kryteria. 

Wybranego klienta przypisujemy do lokali, klikając przycisk "Wybierz". Jeśli chcemy przypisać lokal do klienta, którego nie ma w systemie, wystarczy kliknąć przycisk "Dodaj klienta", który znajduje się w prawym dolnym rogu. Wyświetli się standardowe okno dodawania klienta do systemu. 

Informacja o przypisaniu lokalu do klienta pojawi się w jego historii.

Porównaj

Opcja umożliwia stworzenie zestawienia lokali, które zostały dodane do Aktówki i porównanie ich właściwości. Zestawienie zawiera m.in.:

• Plan nieruchomości 

• Inwestycja

• Miasto

• Ulica

• Nazwa

•  Numer budynku

• Typ

• Powierzchnia

• Pokoje

• Piętro

• Cena lokalu brutto

• Cena promocyjna brutto

• Cena za m2 brutto

• Cena promocyjna za m2 brutto

• Balkon | Loggia | Taras | Ogród

• Kuchnia | Aneks kuchenny

• Strona

• Termin odbioru

• Cena netto

• Cena m2 lokalu netto

• Poddasze

• Cena minimalna brutto

• Plan inwestycji 

Porównanie można wygenerować w formacie PDF.

Lub wysłać do klienta mailem. Dzięki tej funkcji klient ma możliwość porównania parametrów mieszkań, które go interesują.

Wyślij mailem

Opcja umożliwia wysłanie oferty do klienta. Po otwarciu okna wyszukujemy klienta za pomocą Nazwiska, Imienia, Nr.telefonu, Maila, Miejscowości lub jak w poprzednim przypadku dodajemy nowego. Następnie mamy możliwość wybrania szablonu oferty. 

Możemy także wybrać, czy wysyłana oferta będzie w załączeniu posiadała plik PDF. 

Otworzy się edytor wiadomości, w którym możemy dodać dodatkowego odbiorcę, DW, UDW oraz temat. 

Do każdego wprowadzonego odbiorcy zostanie wysłana osobna wiadomość, a odbiorcy nie będą widzieli adresów innych klientów.

Następnie mamy możliwość edycji tekstu lub dodania załączników. W treść wiadomości możemy  zmieniać styl lub rozmiar czcionki, dodawać linki, zdjęcia lub emotikony. 

Przechodząc do zakładki „Załączniki” za pomocą przycisku na górze ekranu, możemy dodawać załączniki do wiadomości:

• Dołącz istniejący dokument 

• Stwórz i dołącz nowy dokument (Przesyłamy plik z dysku)

• Dołączone dokumenty 

Po uzupełnienia wszystkich informacji klikamy przycisk „Wyślij”. Wysłana wiadomość zostanie odnotowana w historii klienta.

Szablon wiadomości z ofertą

Szablony wysyłanych wiadomości z ofertą mogą Państwo dodawać do systemu lub edytować. Ta funkcja dostępna jest w zakładce:

 Administracja → Szablony → Szablony Email

Aby edytować szablon, z wyświetlanej listy szukamy pozycji  o typie „Oferta”. Następnie klikamy ikonkę ołówka w kolumnie „Akcja”. Otworzy się okno z możliwością edycji szablonu.

Aby dodać nowy szablon, klikamy przycisk w prawym górnym rogu „Utwórz szablon email”.

Nadajemy nazwę szablonu oraz wybieramy z listy jego rodzaj. Nasz szablon będzie stworzony do wysyłania oferty, więc klikamy opcję „Oferta”. Następnie nadajemy tytuł wiadomości.
Kolejne pole to „Inwestycja”. Jeżeli tworzą Państwo szablon dla określonej inwestycji, należy wybierać ją z wyświetlanej listy.
Następnie znajduje się pole do uzupełnienia treści szablonu. Po uzupełnieniu treści klikamy przycisk „Zapisz”, aby dodać szablon do systemu.

Drukuj

W wyświetlonym oknie wybieramy z listy szablon, a następnie pobieramy do wydruku gotowy plik.

Eksport

Po wybraniu tej opcji otwiera się okno umożliwiające wybór konkretnych danych do wyeksportowania. Aby wybrać konkretne pozycje, klikamy dwa razy na wybraną pozycję lub używamy dostępnych strzałek. Po wybraniu pozycji i kliknięciu przycisku "Eksport" dane zostaną zapisane w pliku Excel.

Wskazówki dotyczące strzałek:

” >” - pojedyncza strzałka w prawo przenosi zaznaczoną* pozycję do kolumny ekspotu 

” >>” - podwójna strzałka w prawo przenosi wszystkie pozycje do kolumny eksportu

 ” <” - pojedyncza strzałka w lewo usuwa zaznaczone* pozycje z eksportu. (należy zaznaczyć* pozycję w prawej kolumnie) 

” <<” - podwójna strzała w lewo usuwa wszystkie pozycje z kolumny  eksportu

 *Aby zaznaczyć pozycję, należy kliknąć raz kursorem.