Instrukcja edycji szablonu dokumentu PDF

System voxCRM oferuje możliwość wykorzystania szablonów ofert, które umożliwiają Państwu przygotowanie i wysyłkę spersonalizowanej propozycji do klientów. Oferta może zawierać własny tekst, obrazki oraz automatycznie generowaną tabelę. Tabela ta powstaje na podstawie informacji o lokalu, który jest aktualnie w ofercie, oraz na podstawie wybranych kolumn. Całość jest konwertowana do formatu PDF.

Stworzenie szablonu oferty PDF

Tworzenie szablonu oferty PDF zaczynamy od utworzenia pliku DOC lub DOCX. Jest to domyślny format dla programu Microsoft Word, ale wiele innych programów, takich jak LibreOffice Writer, również pozwala na stworzenie takiego pliku. W tym pliku mogą Państwo dodać dowolny tekst lub obrazek, a także zmienić układ obiektów na stronie - mają Państwo w tym zakresie pełną dowolność.

Do tworzenia szablonów przydatne będą także nasze zmienne, które umożliwiają pobranie danych bezpośrednio z systemu. Wystarczy wprowadzić je w takiej samej formie, jak podana jest w dokumencie ze zmiennymi. Listę możliwych do wykorzystania zmiennych znajdą Państwo pod następującym linkiem: 

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1j5wbyYiECvwouY1Wq_e898TT1B7UCUuLF3TzYYQQ1Uk/edit#gid=856803903.

Najważniejszymi zmiennymi są te, które odpowiadają za generowanie tabel ofertowych, które zawierają informację o lokalach.

Najważniejsze zmienne, które będą odpowiedzialne za generowanie tabel ofertowych, to:

• ${table_default} - standardowa tabela przystosowana do strony o orientacji pionowej,

• ${table_default_horizontally} - standardowa tabela przystosowana do strony o orientacji poziomej.

Po uzupełnieniu pliku wszystkimi niezbędnymi danymi i ustawieniami prosimy o zapisanie go w odpowiednim formacie. Plik ten będzie służył jako szablon oferty, który będzie można wielokrotnie wykorzystać w systemie voxCRM.

Wgranie szablonu oferty PDF do systemu

Aby wgrać szablon do systemu, proszę przejść do zakładki "Administracja", a następnie do podstrony "Szablony dokumentów". Następnie proszę nacisnąć przycisk "+ Dodaj szablon".

Po otwarciu nowego okna proszę wypełnić następujące pola:

1. Nazwa - jest to nazwa szablonu, która będzie widoczna podczas wyboru szablonu z listy. Zalecane jest, aby nazwa była unikalna i jednoznacznie wskazywała, co się znajduje w szablonie.

2. Rodzaj szablonu - jeżeli dodajemy szablon oferty, proszę wybrać "Szablon oferty PDF".

3. Plik - proszę dodać przygotowany plik.

4. Inwestycja - jest to pole opcjonalne, które pozwala wybrać, dla jakich inwestycji szablon ma być dostępny. Jeżeli szablon jest dedykowany konkretnej inwestycji, zalecane jest wskazanie jej w tym polu.

Personalizacja tabeli ofertowej

Konfiguracja domyślnej tabeli

Jeżeli w szablonie używane są zmienne dodające domyślną tabelę (${table_default}, ${table_default_horizontally}), to w administracji będziemy mogli dostosować, jakie kolumny będą widoczne w tabeli.

Aby spersonalizować tabelę, proszę przejść do zakładki "Administracja", a następnie w sekcji "Pozostałe" wybrać "Ustawienia generatorów" i na koniec "Ustawienia oferty mieszkań".

Na kolejnej stronie możecie Państwo dostosować różne elementy, takie jak kolor czcionki, kolor tła czy styl czcionki.

Na samym dole strony znajduje się pole "Włącz kolumny tabeli", w którym można wybrać, które kolumny mają się wyświetlać w tabeli ofertowej. Dodatkowo, pod wyborem kolumn w tabeli są jeszcze dwie opcje:

• Dołączaj karty na końcu oferty PDF - niezależnie od zmiennych, system zawsze na samym końcu oferty, jako nowe strony w PDF, doda karty zaznaczonych mieszkań.

• Ukryj kolumny w tabelce ofertowej, jeżeli są puste - jeżeli w tabeli są kolumny, które nie mają zastosowania do wybranych lokali, ponieważ pola są nieuzupełnione, można ukryć całą kolumnę, gdy ani jeden zaznaczony lokal nie ma wpisanych danych.

Konfiguracja tabeli "Baltic"

Gdy w szablonie oferty użyjemy zmiennej ${table_baltic} lub ${table_baltic_horizontally}, konfiguracja tych tabel przebiega nieco inaczej. Ponownie proszę przejść do zakładki "Administracja", a następnie w sekcji "Pozostałe" wybrać "Ustawienia generatorów", a tym razem proszę kliknąć  "Ustawienia tabelki BALTIC WAVE".

Na początku strony zobaczą Państwo opcję "Dodaj tabelę lokali Baltic do dokumentów z szablonu". Jeżeli nie jest ona zaznaczona, niemożliwe jest korzystanie z niej w szablonach, dlatego ważne jest, aby zawsze była aktywna.

Następnie znajduje się opcja "Ukryj kolumny w tabelce ofertowej, jeżeli są puste", która działa w identyczny sposób jak przy domyślnej tabeli.

Poniżej znajdują się wszystkie kolumny, które można włączyć w tabeli. Możecie Państwo zmieniać kolejność kolumn poprzez przeciągnięcie kafelka z wierszem wyżej lub niżej. Można także decydować, które kolumny mają być widoczne, jaki będzie nagłówek kolumny, jaką szerokość powinny mieć kolumny (jeśli pole jest puste, system samodzielnie dobiera szerokość), oraz kolor czcionki w kolumnie, który jest nadrzędny względem ogólnego koloru czcionki nagłówka lub wiersza.

Wykorzystywanie szablonów oferty PDF w pracy.

Szablony oferty PDF są przydatne głównie w dwóch sytuacjach. Pierwsza z nich to wysyłanie maila ofertowego do klienta. Druga to pobieranie samej oferty w formacie PDF bezpośrednio z listy lokali.

Wysyłanie Maila Ofertowego z Wykorzystaniem Szablonu Oferty PDF

Jeżeli jesteście Państwo w zakładce "Wyszukiwarka", zaznaczcie lokale, które mają zostać wysłane do klienta. Można to zrobić, klikając na biały kwadrat  umiejscowiony maksymalnie po lewej stronie.

Następnie, w polu "Wykonaj na zaznaczonych", proszę wybrać opcję "Wyślij na email".

W kolejnym kroku będzie trzeba wyszukać klienta, do którego chcemy wysłać ofertę. Po prawej stronie kliknijcie "Wybierz". Pojawi się okno, w którym będzie można wybrać szablon oferty, który ma zostać dołączony do maila. W polu "Szablon oferty" proszę wybrać ten, który jest najbardziej odpowiedni dla Państwa potrzeb, a następnie kliknąć przycisk "Wyślij z ofertą pdf".

Na ekranie pojawi się formularz do tworzenia maila, a wcześniej wybrana oferta będzie widoczna w zakładce "Załącznik", z już uzupełnionymi danymi.

Pobieranie szablonu oferty z uzupełnionymi danymi

Pobieranie szablonu oferty z uzupełnionymi danymi odbywa się w podobny sposób jak wysyłanie maila. Ponownie, proszę wejść w zakładkę "Wyszukiwarka" i zaznaczyć lokale, dla których chcą Państwo stworzyć ofertę w formacie PDF. Następnie, w polu "Wykonaj na zaznaczonych", tym razem wybierzcie "Pobierz ofertę".

Na ekranie pojawi się okno, w którym będzie można wybrać, jaki szablon ma zostać wygenerowany. Po wybraniu odpowiedniego należy kliknąć "Zapisz", a oferta z uzupełnionymi danymi z systemu powinna zacząć się automatycznie pobierać.