System voxCRM zapewnia możliwość tworzenia, edytowania i usuwania szablonów e-maili. Dzięki temu mogą Państwo wykorzystywać gotowe treści maili, aby oszczędzić czas podczas kontaktu z klientem.
Tworzenie szablonów maili
Aby utworzyć nowy szablon e-mail, najpierw proszę przejść do zakładki "Administracja". Następnie, w sekcji "Szablony", proszę kliknąć ikonę "Szablony email". Zostanie wyświetlona lista wszystkich nieusuniętych szablonów e-mail. Aby utworzyć nowy szablon, proszę kliknąć przycisk "+ Utwórz szablon email" znajdujący się w prawym górnym rogu.
W nowym oknie mogą Państwo wprowadzić dane szablonu.
"Nazwa" - to nazwa, która będzie wyświetlana użytkownikom podczas wyboru szablonu z listy oraz będzie widoczna na liście szablonów.
"Rodzaj szablonu" - to pole decyduje, w jakich miejscach będzie możliwe wykorzystanie danego szablonu oraz jakie zmienne będą działać. Rodzaje szablonów obejmują:
Helpdesk - szablon będzie dostępny do wyboru z poziomu karty zgłoszenia serwisowego
Odbiory - szablon będzie dostępny do wyboru z poziomu karty odbioru
Oferta - szablon będzie dostępny do wyboru przy przesyłaniu do klienta e-maila ofertowego z danymi lokalu
Szybki e-mail - szablon będzie dostępny do wykorzystania we wszystkich innych miejscach, które nie zostały wymienione wyżej
"Tytuł wiadomości" - to pole jest opcjonalne, ale pozwala na wprowadzenie tytułu wiadomości, który będzie się automatycznie uzupełniał przy tworzeniu wiadomości.
"Treść" - to pole pozwala na uzupełnienie treści wiadomości za pomocą naszego edytora tekstowego.
Po uzupełnieniu tych pól, proszę nacisnąć zielony przycisk "Zapisz".
Wprowadzanie treści przy użyciu edytora tekstowego
System voxCRM posiada wbudowany edytor tekstowy, który umożliwia tworzenie i edycję treści w łatwy i intuicyjny sposób. Dzięki niemu, mogą Państwo samodzielnie tworzyć treści maili czy też wklejać już wcześniej przygotowane teksty z programu Word.
Jeżeli chcą Państwo wzbogacić swoją treść o grafikę, edytor tekstowy oferuje tę funkcjonalność. Aby to zrobić, prosimy o zaznaczenie miejsca w tekście, gdzie planują Państwo umieścić grafikę. Następnie, należy kliknąć na ikonkę obrazka.
Otworzy się nowe okno, w którym mogą Państwo skonfigurować właściwości wstawianej grafiki. W polu "URL", proszę wpisać adres źródłowy prowadzący do grafiki.
Edytor umożliwia również dodanie hiperłącza do grafiki, dzięki czemu po kliknięciu na nią, użytkownik zostanie przekierowany na przykład na stronę internetową. Aby to zrobić, należy przejść do zakładki "Hiperłącze" i tam skonfigurować odpowiednie ustawienia.
Po zakończeniu konfiguracji i zatwierdzeniu operacji poprzez kliknięcie przycisku "OK", grafika zostanie wstawiona do treści. Niebieskie obramowanie sygnalizuje, że grafika została pomyślnie podlinkowana.
Edycja Treści Wiadomości za Pomocą Języka HTML
Czasami konieczne jest edytowanie treści wiadomości za pomocą języka HTML. Poniżej znajdują się instrukcje, jak to zrobić w naszym systemie CRM.
Wprowadzanie Kodu HTML
Aby wprowadzić kod HTML, należy najpierw otworzyć edytor treści e-maila w naszym systemie CRM. Następnie kliknąć na przycisk "Źródło dokumentu". Po otwarciu pola tekstowego, można wprowadzić kod HTML.
Kluczowe Znaczniki HTML
Podczas tworzenia treści wiadomości, pewne znaczniki HTML mogą okazać się szczególnie przydatne. Oto kilka z nich:
Znacznik <p> służy do tworzenia paragrafów. Znacznik ten może być również używany z atrybutem style="", który umożliwia stylizację paragrafu za pomocą języka CSS. Oto kilka przykładów atrybutów stylu, które można wykorzystać:
font-family: - Ustawia czcionkę tekstu. Na przykład: <p style="font-family: times new roman;">tekst</p>.
font-size: - Zmienia wielkość czcionki tekstu. Na przykład: <p style="font-size: 10px;">tekst</p> czy <p style="font-size: large;">tekst</p>.
- color: - Zmienia kolor tekstu. Na przykład: <p style="color: rgb(255,0,0);">tekst</p> czy <p style="color: red;">tekst</p>.
- text-align: - Zmienia ułożenie tekstu. Na przykład: <p style="text-align: center">tekst</p>
Znacznik <br> służy do przełamania linii.
Znacznik <a> służy do wstawiania hiperlinków. Najważniejszym atrybutem tego znacznika jest href="", który umożliwia wstawianie linków do tekstu. Na przykład:
Aby dodać link do adresu e-mail: <a href="mailto:adres@email.com">adres@email.com</a>.
Aby dodać link do numeru telefonu: <a href="tel:+48123456789">+48 123 456 789</a>.
Znacznik <hr> służy do tworzenia linii.
Znacznik <img> służy do wstawiania grafik. Najważniejszym atrybutem tego znacznika jest src="", który określa źródło grafiki. Inne przydatne atrybuty to:
Do najprzydatniejszych atrybutów znacznika <img> należą:
alt="" - Wstawia tekst alternatywny, który wyświetla się, gdy grafika nie może się wyświetlić. Na przykład: <img alt="tekst alternatywny" src="źródło">.
Przykład: <img alt=”tekst alternatywny” src=”źródło”>
width="" i height="" - Służą do zmiany szerokości i wysokości grafiki. Na przykład: <img src="źródło" width="100px" height="50px">
Grafika o rozmiarach: szerokość 100px, wysokość 50px
Po wprowadzeniu kodu HTML i ponownym naciśnięciu przycisku "Źródło dokumentu", można zweryfikować wygląd wprowadzonej treści.
Aby zapisać wprowadzone zmiany, nacisnąć zielony przycisk "Zapisz", znajdujący się na dole strony po lewej stronie.
Pamiętajcie Państwo, że korzystanie z HTML pozwala na większą kontrolę nad wyglądem i układem Państwa wiadomości. Zapraszamy do eksperymentowania i tworzenia wiadomości, które najlepiej spełnią Państwa potrzeby.
Wykorzystanie zmiennych do generowania danych z systemu
W ramach systemu voxCRM, istnieje możliwość wykorzystania predefiniowanych zmiennych, które ułatwiają generowanie danych na podstawie wcześniej wprowadzonych informacji. Zmienne te pozwalają na dodanie do szablonu wiadomości e-mail danych pobranych z systemu, na podstawie tego, do kogo wysyłamy e-mail lub jakie opcje zostały zaznaczone podczas jego tworzenia.
Poniżej znajduje się lista wszystkich zmiennych przygotowanych na potrzeby szablonów email.
Zmienne Dostępne w Szablonie Email
Następujące zmienne można wykorzystać w szablonach email (tabele są stosowane w mailach ofertowych):
{{client_name}} - Imię i nazwisko klienta,
{{client_first_name}} - Imię klienta,
{{investment_name}} - Nazwa inwestycji,
{{investment_description}} - Opis inwestycji,
{{realestate_number}} - Numer nieruchomości,
{{current_date_+3_days}} - Aktualna data plus 3 dni,
{{current_date_+5_days}} - Aktualna data plus 5 dni,
{{current_date_+7_days}} - Aktualna data plus 7 dni,
{{current_date_plus_n_days}} - Aktualna data plus n dni,
{{table_default}} - Domyślna tabela (kolumny są możliwe do skonfigurowania na podstronie "Ustawienia tabelki do maila z ofertą").
Ponadto, dostępne są również tabele od {{table_1}} do {{table_8}}, które różnią się prezentowanymi danymi, na przykład informacjami o nieruchomości, cenami, terminami odbioru itp.
Zmienne dla Szablonu "Odbiory"
W szablonach typu "Odbiory" mogą korzystać z dodatkowych zmiennych, takich jak:
{{client_name}} - Imię i nazwisko klienta,
{{client_first_name}} - Imię klienta,
{{client_name_reversed}} - Imię i nazwisko klienta (najpierw imię),
{{investment_name}} - Nazwa inwestycji,
{{realestate_number}} - Numer lokalu,
{{realestate_description}} - Opis lokalu,
{{inspection_day}} - Data odbioru,
{{investment_street}} - Ulica inwestycji,
{{investment_city}} - Miasto inwestycji,
{{faultnotices_table}} - Tabela z usterkami.
Zmienne dla Szablonu "Helpdesk"
W szablonach "Helpdesk" korzysta z innego zestawu zmiennych, m.in.:
{{faultnotice_case_number}} - Numer zgłoszenia,
{{faultnotice_date_created}} - Data utworzenia,
{{faultnotice_origin_person}} - Powiązany klient,
{{faultnotice_status}} - Status zgłoszenia,
{{faultnotice_phone}} - Telefon klienta ze zgłoszenia,
{{faultnotice_email}} - Email klienta ze zgłoszenia,
{{faultnotice_investment}} - Inwestycja powiązanego lokalu ,
{{faultnotice_local_number}} - Numer lokalu lub Numer administracyjny lokalu (numer administracyjny nadrzędny),
{{faultnotice_category}} - Kategoria zgłoszenia,
{{faultnotice_description}} - Opis zgłoszenia.
Edycja szablonów maili
Aby edytować istniejący szablon email, proszę wejść najpierw w administrację. Po wejściu w administrację, proszę poszukać i wybrać opcję "Szablony email".
W sekcji "Szablony email" zauważycie Państwo po prawej stronie w kolumnie "Akcja" szereg szarych przycisków w kształcie ołówka - to one oznaczają możliwość edycji danego szablonu. Proszę kliknąć przycisk ołówka przy szablonie, który chcecie Państwo zmodyfikować.
Po kliknięciu w przycisk ołówka otworzy się strona edycji szablonu. Będzie to wyglądało podobnie do strony, którą widzieliście Państwo podczas tworzenia nowego szablonu, z tą różnicą, że teraz wszystkie pola są już wypełnione danymi.
Możecie Państwo wprowadzić tu wszelkie zmiany, takie jak edycja tekstu czy zmiana układu za pomocą kodu HTML i CSS.
Po dokonaniu wszystkich potrzebnych zmian, na dole strony po lewej stronie znajdziecie Państwo przycisk "Zapisz". Proszę go kliknąć, aby zapisać wszystkie wprowadzone zmiany.
Usuwanie szablonów maili
Aby usunąć dany szablon, najpierw trzeba uzyskać dostęp do listy szablonów. Ta lista jest dostępna w sekcji "Szablony email".
Na liście szablonów, po prawej stronie każdego wpisu znajdą Państwo kolumnę oznaczoną jako "Akcja". W tej kolumnie dla każdego szablonu widoczny jest przycisk symbolizowany ikoną "X".
Po naciśnięciu tego przycisku, system poprosi Państwa o potwierdzenie, czy na pewno chcą Państwo usunąć wybrany szablon. Wystarczy kliknąć "Tak", aby potwierdzić swoje zamiary.
Po zatwierdzeniu usunięcia, w prawym górnym rogu ekranu pojawi się komunikat informujący o pomyślnym usunięciu szablonu.
W jaki sposób korzystać z szablonów email?
Aby rozpocząć korzystanie z szablonów email, musimy najpierw otworzyć okno do wysyłki email. Możemy to zrobić na przykład na karcie klienta. Wystarczy znaleźć i kliknąć przycisk "Mail", który otworzy okno do wysyłki wiadomości email.
Gdy okno do wysyłki email jest już otwarte, w prawym górnym rogu okna znajdziecie Państwo opcję "Z szablonu". Ta opcja umożliwia wybranie jednego z przygotowanych wcześniej szablonów z rozwijanej listy.
Kliknijcie na "Z szablonu" i z listy, która się pojawi, mogą Państwo wybrać odpowiedni szablon dla swojej wiadomości. Po wybraniu szablonu, treść wiadomości email zostanie automatycznie wypełniona tekstem z szablonu, który możecie Państwo modyfikować według potrzeb.
Czy ten artykuł był pomocny?
To wspaniale!
Dziękujemy za opinię
Przepraszamy, że nie udało nam się pomóc!
Dziękujemy za opinię
Wysłano opinię
Doceniamy Twój wysiłek i postaramy się naprawić artykuł