Zarządzanie szablonami dokumentów w systemie voxCRM

System voxCRM umożliwia dodawanie własnych szablonów dokumentów, co ułatwia generowanie niezbędnych dokumentów na takich podstronach jak karta umowy, karta zgłoszenia serwisowego lub karta odbioru. Wszystko to z automatycznie uzupełnionymi danymi, takimi jak imię i nazwisko klienta, cena umowy, lista transz, nazwy produktów z umowy i wiele więcej.

Jak przygotować dokument, który będzie służył jako szablon?

Do systemu voxCRM można wgrać szablony dokumentów tylko w formacie .docx lub .xlsx. Rozszerzenie .docx jest domyślnym formatem, w którym program Microsoft Word zapisuje swoje pliki, zaś .xlsx jest domyślnym formatem dla plików Microsoft Excel.

Każde miejsce, które ma być uzupełniane danymi z systemu, powinno być oznaczone w następujący sposób: ${nazwa_zmiennej}. 

Przykładowe użycie takiego oznaczenia:

Łączna cena brutto Lokalu wraz ze wskazanymi wyżej prawami oraz miejscem postojowym w hali garażowej wynosi: ${total_price} zł brutto (słownie:${total_price_words} 00/100).

Dzięki takiemu oznaczeniu, system automatycznie wygeneruje:

Łączna cena brutto Lokalu wraz ze wskazanymi wyżej prawami oraz miejscem postojowym w hali garażowej wynosi: 445 440,00 zł brutto (słownie: czterysta czterdzieści pięć tysięcy czterysta czterdzieści złotych zero groszy 00/100).

Najważniejsze jest, aby dobrać odpowiednią zmienną do oczekiwanych danych. Pełną listę dostępnych zmiennych do wykorzystania w szablonach dokumentów można znaleźć pod poniższym linkiem.

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1j5wbyYiECvwouY1Wq_e898TT1B7UCUuLF3TzYYQQ1Uk

Jak wgrać przygotowany dokument do systemu voxCRM?

Jeżeli już przygotowaliście Państwo plik ze zmiennymi, nadszedł czas na jego wgranie do systemu. W tym celu przesyłamy nadajemy konkretnej osobie uprawnienia i przesyłamy link do odpowiedniej podstrony w systemie, gdzie można dodać nowy szablon bądź zedytować już istniejący.

Po przejściu w przesłany przez nas link lub po przejściu do zakładki Administracja > Szablony dokumentów, wyświetli się Państwu lista wszystkich szablonów dokumentów wgranych do systemu. Aby dodać nowy szablon, proszę nacisnąć przycisk “Dodaj szablon”, znajdujący się w prawym górnym rogu.

W nowym okienku proszę wpisać nazwę pliku, która będzie widoczna przy wgranym pliku. Zaleca się, aby nazwa jednoznacznie wskazywała, czego dotyczy dokument.

W polu “Rodzaj szablonu” należy wybrać do czego ma służyć dany szablon. Od tego będzie zależeć, w którym miejscu w systemie będzie można z niego skorzystać. Najczęściej wybieranymi rodzajami są “szablon umowy rezerwacyjnej”, odnoszący się do wszelakich dokumentów dla umów, oraz "szablon excel", przyjmujący tylko pliki z rozszerzeniem .xlsx.

W polu “Plik” proszę wybrać plik, który ma zostać wgrany jako szablon.

W polu “Inwestycja” proszę określić, dla jakich inwestycji szablon dokumentu ma być widoczny. Jeśli żadna nie zostanie zaznaczona, dokument będzie widoczny dla wszystkich inwestycji w systemie.

Po zapisaniu, nowy szablon dokumentu powinien pojawić się na liście szablonów i można z niego skorzystać na przykład z poziomu karty umowy