Jak zaimportować i zaktualizować cennik lokali w systemie voxCRM?

Z poniższego artykułu dowiedzą się Państwo:

• Jak zaimportować nowe lokale w systemie voxDeveloper?
• Jak zaktualizować dane lokali istniejących już w systemie voxDeveloper?

Import nowych lokali w systemie voxDeveloper

W celu zaimportowania lokali w systemie potrzebujemy odpowiedniego wzoru cennika. Możemy go uzyskać po wejściu w zakładkę WIĘCEJ → PROJEKTY → PROJEKTY. 

Następnie wybieramy inwestycję → MENU → EKSPORTUJ LOKALE.

(Uwaga: zakładka “projekty” może nazywać się również “inwestycje” i może znajdować się w innym miejscu niż na poniższym screenie)

Po pobraniu pliku należy go otworzyć. Jeżeli wyeksportowaliśmy lokale z innej, uzupełnionej inwestycji, usuwamy wszelkie dane poza pierwszym wierszem (zaznaczonym na niebiesko).

Uzupełniamy tabelkę informacjami, które posiadamy - nie trzeba uzupełniać wszystkiego.

Kolumna Inwestycja (obowiązkowa!) - ważne jest by wpisać pełną nazwę inwestycji zgodnie z tą, jaka widnieje w systemie (dzięki temu system będzie wiedział gdzie należy wgrać lokale z tabeli).

Kolumna Typ (obowiązkowa!) - musi być uzupełniona prawidłowymi nazwami. Można je sprawdzić wchodząc w wyszukiwarkę i rozwijając listę nazwaną “Typ lokalu”. 

Kolumna Budynek - w tej kolumnie możemy zdefiniować do jakiego budynku będzie przynależał dany lokal. Kolumna nie jest wymagana - może zostać pusta.

Kolumna Etap - pozwala nam zdefiniować do jakiego etapu ma należeć dany lokal. Etap musi być utworzony w inwestycji przed zaimportowaniem lokali. Uzupełniając kolumnę etap należy podać dokładną nazwę etapu jaka widnieje w danej inwestycji w systemie. Kolumna może zostać pusta jeżeli nie chcemy przypisywać lokali do etapu. 

Kolumna Piętro - nie jest obowiązkowa, natomiast gdy chcemy wprowadzić piętra lokalu wpisujemy je tylko i wyłącznie za pomocą cyfr (nigdy nie wpisujemy ich słownie). 

Kolumna Strona świata - nie jest obowiązkowa, natomiast jeżeli już wpisujemy to ważna jest forma w jakiej wprowadzamy te informacje. Najlepiej wpisać je za pomocą skrótów (angielskie litery) np. N, E, NW, SE.

Możemy się upewnić co do nazw wchodząc w edycję dowolnego lokalu w dowolnej inwestycji - w sekcji “Parametry” znajduje się pole “Strona” z rozwijaną listą. Tam można podejrzeć, jak wygląda nazewnictwo stron świata. 

Kolumna Cena - wprowadzamy do niej cenę całkowitą brutto danego lokalu/przyległości

Po uzupełnieniu tabeli, plik należy zapisać w formacie .xlsx (np. jako “Excel 2007-365”).

Ponownie wchodzimy w wybraną inwestycję → MENU → IMPORT LOKALI.  Otworzy nam się wtedy nowe okno, w którym możemy wybrać plik do wgrania.

Początkowo najlepiej zrobić test czy wszystko nam się zgadza. W tym celu przy “test” wybieramy opcję “tak” i klikamy “zapisz”. Po zapisaniu powinny pojawić się informacje o lokalach, które chcemy wgrać (z nagłówkiem "Nowy")

By wgrać do systemu lokale, ponownie wybieramy plik do importu, jednak tym razem w sekcji “test” wybieramy opcję “nie” i klikamy “zapisz”. 

Po wejściu w inwestycję (poprzez zakładkę WYSZUKIWARKA lub PROJEKTY / INWESTYCJE powinny wyświetlić się nam lokale, które przed chwilą wgraliśmy.

Jeżeli wprowadziliśmy wcześniej do inwestycji etap, a następnie wgraliśmy go wraz z lokalami, powinniśmy widzieć również lokale po wejściu w dany etap.

Aktualizacja danych lokali istniejących już w systemie

Aktualizacja danych lokali również odbywa się poprzez zaimportowanie odpowiednio przygotowanego pliku.

Aby zaktualizować dane inwestycji należy wejść w odpowiednią inwestycję poprzez zakładkę INWESTYCJE / PROJEKTY, a następnie wyeksportować lokale (MENU → EKSPORTUJ LOKALE)

Po otwarciu pobranego pliku należy zmienić w nim dane (kolumny w wyeksportowanej tabeli zostały kolejno wyjaśnione na stronach 1-3 tego pliku). 

Plik przy wgrywaniu musi posiadać odpowiednią strukturę, dlatego nie można usuwać z niego "niepotrzebnych" kolumn - wszystkie są wymagane, nawet jeśli pozostają puste.

UWAGA: Podczas aktualizacji danych ważne jest aby nie zmieniać informacji o typie, budynku, etapie, piętrze oraz symbolu - zmiana na przykład numeru budynku zostanie zinterpretowana przez system jako nowy lokal przez co mogą powstać w systemie duplikaty o takim samym symbolu a np. różnym budynku.

Po zaktualizowaniu danych w pliku należy zapisać w formacie .xlsx (np. jako “Excel 2007-365”). Ponownie wchodzimy w odpowiednią inwestycję → MENU → IMPORT LOKALI. Otworzy nam się wtedy nowa okno, w którym możemy wybrać plik do wgrania.

Początkowo najlepiej zrobić test czy wszystko się zgadza. W tym celu przy “test” wybieramy opcję “tak” i klikamy “zapisz”.  Po zapisaniu powinny pojawić się informacje o lokalach, które chcemy wgrać. 

UWAGA: Bardzo ważne jest aby przy testowaniu importu, przed danymi lokali pokazała nam się informacja “AKTUALIZACJA”. Jeśli widnieje tam napis “NOWY” oznacza to, że zostało zmienione coś, co nie powinno być zmienione i jeśli wgramy ten plik to powstaną duble w systemie.

By wgrać do systemu lokale, ponownie wybieramy plik do importu, jednak tym razem w sekcji “test” wybieramy opcję “nie” i klikamy “zapisz”.