Jak zaplanować i monitorować aktywności z klientami

Ogólne informacje o aktywnościach w systemie voxCRM

System pozwala na planowanie i monitorowanie aktywności (np. telefonów, spotkań, zadań, maili) związanych z poszczególnymi klientami, przypisanych do poszczególnych oddziałów, użytkowników.

Aktywności mogą mieć nadawane statusy, i inne atrybuty np. cel spotkania, priorytet, miejsce spotkania itp.

Kalendarz i lista aktywności

Zakładka "Kalendarz" zawiera aktywności, które Państwo zaplanowaliście lub wykonaliście z klientami. Możliwe jest wyświetlanie kalendarza w formacie miesięcznym, tygodniowym, dziennym lub w formie listy aktywności.

Rejestracje i planowanie aktywności możecie Państwo prowadzić np. w zakładce “Kalendarz” klikając w odpowiednie przyciski w prawym, górnym rogu. 

Przed dodaniem aktywności należy wyszukać klienta, którego będzie dotyczyć dane działanie. Wyszukanie klienta jest możliwe za pomocą nazwiska, imienia, nr. telefonu, e-maila lub miejscowości. 

Zaplanować nową aktywność lub zarejestrować zrealizowany kontakt z klientem w postaci telefonu, maila lub spotkania możemy również na podstronie karty klienta.

Rejestracja aktywności

Aby zarejestrować aktywność należy kliknąć na guzik “Zarejestruj aktywność” i wybrać odpowiedni typ aktywności np. telefon, spotkanie, zadanie lub mail.

W momencie rejestrowania aktywności możecie Państwo wybrać osobę przypisaną (odpowiedzialną za daną aktywność), datę aktywności oraz jej priorytet. Dodatkowo możemy wpisać notatkę czego dotyczyła aktywność. 

Klikając na guzik “Zapisz” aktywność jest rejestrowana w systemie ze statusem “odbyło się”. Dodatkowo system pokazuje daną aktywność w “Historii” i “ najnowszych aktywnościach” w karcie klienta.

 Planowanie aktywności

Aby zaplanować aktywność należy kliknąć na guzik “Zaplanuj aktywność” i wybrać odpowiedni sposób kontaktu z klientem (telefon, spotkanie, zadanie lub mail), datę oraz godzinę, osobę do której dana aktywność zostanie przypisana. Dodatkową opcją jest umieszczenie notatki.

Podczas planowania nowej aktywności możemy ustawić przypomnienie mailowe które zostanie wysłane do przypisanego użytkownika z odpowiednim wyprzedzeniem.

Dodane aktywności są widoczne na podstronie klienta w sekcji “Najnowsze aktywności” oraz w historii klienta. 

Edycja aktywności

Aktywność można edytować klikając przycisk “Edytuj / Zarejestruj” znajdujący się na panelu “Najnowsze aktywności”. 

Aby edytować datę lub godzinę aktywności należy ustawić status na “Zaplanowane”.

Po odbytej aktywności doradca dodaje notatkę oraz planuję kolejną aktywność tak by zachowana została ciągłość kontaktu z klientem aż do momentu sprzedaży/odbioru lokalu.

Zakończenie obsługi klienta

Z poziomu edytowania zaplanowanej aktywności doradca może zakończyć obsługę z klientem w przypadku gdy na przykład klient nie wyraził zainteresowania na zakup mieszkania. W przypadku zakończenia procesu obsługi klienta, możliwe jest wybranie powodu np. “Zbyt wysoka cena” - a te informacje wykorzystywane są następnie w raportach.

Po zapisaniu zmian przez doradcę, status klienta zostanie zmieniony na “Zakończony” wraz z informacją w “Historii” klienta, dostępnej pod ikoną widoczną w prawym górnym roku karty klienta.

Zakończenie obsługi klienta możliwe jest również z karty klienta, poprzez ręczne ustawienie statusu klienta jako Zakończony.

Następnie należy podać powód oraz opis zakończenia.

Automatyczne planowanie aktywności przy tworzeniu nowego klienta

Podczas tworzenia nowego klienta w systemie automatycznie zostaje zaplanowana aktywność. Jeżeli klient posiada numer telefonu, zostanie zaplanowany telefon. Jeżeli klient posiada adres e-mail, zostanie zaplanowany mail. W przypadku obu zmiennych, system zaplanuję telefon. . Wyświetli się ona Państwu zarówno na panelu “Najnowsze Aktywności” przy danym kliencie jak i w kalendarzu.