Omówienie modułów systemu

Logowanie do systemu

Po zalogowaniu się do systemu, na ekranie wyświetlają się  zakładki. Każda z nich jest przypisana do specyficznych uprawnień, które są zdefiniowane dla roli użytkownika, pod którą Państwo się zalogowali. 

Zakładka "Pulpit" zawiera informacje o planowanych na dzień dzisiejszy aktywnościach. Można tam także znaleźć informacje na temat Państwa rezerwacji oraz nowo dodanych klientów do systemu. Jest również możliwość włączenia wykresu sprzedaży, oglądania ostatnio dodanych dokumentów czy śledzenia historii zmian cen.

Dodatkowo, dostępna jest sekcja "Historia". To miejsce, w którym mogą Państwo sprawdzić najnowsze czynności, które były wykonywane przez użytkowników zalogowanych do systemu CRM.

Na górnej części strony znajduje się sekcja "Wyszukaj klienta". Jest to narzędzie do przeszukiwania bazy danych na podstawie wprowadzonych informacji, takich jak numer telefonu czy adres e-mail. Obok pola wyszukiwania, symbol plusa umożliwia dodanie nowego klienta lub zgłoszenia serwisowego. 

Po prawej stronie nagłówka widoczne jest imię i nazwisko zalogowanego użytkownika. Obok znajduje się strzałka skierowana w dół, która umożliwia przejście do sekcji ustawień konta. 

W tej sekcji można między innymi zmienić hasło. 

Obok ikony trybika dostępny jest link w formie ikony znaku zapytania. Po jej kliknięciu otwiera się okno, które pozwala na wysłanie zgłoszenia serwisowego do naszego działu wsparcia. 

Ikona "i" natomiast prowadzi do manuala i dobrych praktyk stosowanych w systemie voxCRM.

 Ikona dzwoneczka informuje o oczekujących powiadomieniach.

Leady 

Kolejną często umieszczaną na początku listy zakładką jest "Leady". Znajdują się tam nowe zapytania z internetu. Dostęp do tej zakładki ma grupa użytkowników odpowiedzialna za nowych klientów, którzy trafiają do Państwa z różnych źródeł. 

Zgłoszenia

W zakładce "Zgłoszenia" natomiast znajdują się nowe zgłoszenia klientów przesyłanych do systemu przez agencję nieruchomości i współpracujących z Państwem w zakresie wspólnej sprzedaży nieruchomości. 

Klienci

Zakładka "Klienci" zawiera bazę danych klientów, którzy już zostali zweryfikowani. Mogą to być tzw. lidy, które zostały skonwertowane po sprawdzeniu, oraz klienci, którzy do Państwa zadzwonili lub przyszli do biura. Są to zarówno klienci, którzy dokonali już transakcji, jak i klienci, którzy są jeszcze na etapie sprzedaży. 

Wyszukiwarka

Zakładka "Wyszukiwarka" umożliwia znalezienie produktu i przygotowanie oferty. Wyszukuje mieszkania, garaże, miejsca postojowe, inne obiekty, które Państwo sprzedają. Z poziomu tej zakładki najwygodniej jest zakładać na przykład rezerwację ustną lub tworzyć umowę rezerwacyjną. 

Kalendarz

Zakładka "Kalendarz" zawiera czynności, które Państwo zaplanowaliście lub wykonaliście z klientami. Jest tam również możliwość podglądu pracy innych członków Państwa zespołu, w zależności od uprawnień. Możliwe jest wyświetlanie kalendarza w formie listy zadań. 

Kalendarz wbudowany w system voxCRM jest rozbudowany o bardziej specyficzne dla branży nieruchomości funkcjonalności. Na przykład, istnieje możliwość oznaczenia celu spotkania, np. u notariusza, określenia priorytetu danego spotkania, lokalizacji, rezultatu - czy spotkanie doszło do skutku, oraz jakie są ewentualne dalsze kroki postępowania z danym klientem.

Rezerwacje

Następną zakładką jest "Rezerwacje", gdzie będzie widoczna lista ustnych rezerwacji utworzonych 

w systemie. Są to rezerwacje, które mają termin ważności i wygasają samoczynnie, gdy osiągnięta zostanie wcześniej określona data. Użytkownik, który założył rezerwację, może otrzymać automatyczne powiadomienie mailowe o zbliżającym się terminie wygaśnięcia rezerwacji ustnej. Rezerwację ustną można również łatwo zakończyć, podając powód zakończenia takiej rezerwacji, 

lub utworzyć z niej umowę rezerwacyjną. 

System pozwala również na śledzenie kolejki rezerwacji. Przy tworzeniu kolejnej rezerwacji na lokal, który jest już w rezerwacji dla innego klienta, system sam będzie wiedział, że ta rezerwacja może rozpocząć się dopiero od daty, w której kończy się obowiązująca rezerwacja.

Umowy

Kolejną zakładką jest "Umowy", gdzie dostępne są informacje o umowach zarejestrowanych 

z klientami. W tej sekcji dostępne są również informacje związane z terminami płatności, wpłatami oraz rozliczeniami klientów.

Maile

W zakładce "Maile" dostępna jest możliwość podglądu maili wysłanych oraz odebranych. Temat integracji maili z systemem CRM omówiony jest w specjalnej sekcji. Warto jednak wspomnieć, że program pozwala na rejestrowanie wysłanych maili i wiązanie ich z klientami, dzięki czemu 

w systemie dysponujemy pełną historią komunikacji z klientem.

Inwestycje*

W sekcji "Inwestycje"*, uprawnieni użytkownicy mają możliwość zarządzania szczegółami dotyczącymi poszczególnych inwestycji, wprowadzania i aktualizacji cenników, kart mieszkań, dokumentów często wykorzystywanych przy okazji, na przykład, wysyłania klientom maili w rodzaju wizualizacji czy wzoru umowy rezerwacyjnej. W tej sekcji konfiguruje się również szczegółowe dane dotyczące publikacji inwestycji, na przykład na portalach zewnętrznych.

* Zależnie od ustawień Państwa panelu zakładka może nazywać się: Inwestycje, Projekty, Lokalizacja

Inbox

Zakładka "Inbox" umożliwia łatwe zbieranie maili, które nie są podłączone do systemu, ale które chcemy wysłać do CRM-u. Można na przykład przesłać tam wiadomość od klienta, aby zarejestrowała się w CRM-ie i była podłączona pod tego klienta.

Matrix

"Matrix" to wizualizacja lejka sprzedażowego. W tej zakładce można łatwo zobaczyć sytuację 

z klientami, których obsługujemy w danym zakresie czasu - na przykład ilu klientów jest już po wysłaniu oferty, ilu jest po spotkaniu, ile mamy ustnych rezerwacji, a ilu klientów się przeterminowało z powodu braku kontaktu przez na przykład ponad 14 dni.

Lista połączeń

Dzięki integracji z aplikacją mobilną, CRM zawiera również informacje o odebranych i wykonanych połączeniach telefonicznych. Dostępna jest informacja o tym, który handlowiec kiedy i z którym klientem prowadził rozmowę, ile czasu ta rozmowa trwała. Z tego poziomu możliwe jest również utworzenie klienta po rozmowie telefonicznej, jeśli tego klienta jeszcze nie mieliśmy w CRM.

Dokumenty

Zakładka "Dokumenty" agreguje w sobie dokumenty z różnych działów, na przykład dokumenty dotyczące konkretnej inwestycji klienta, umowy. Istnieje również możliwość łatwego przeszukiwania tych dokumentów oraz ich podglądu.

Raporty

"Raporty" z podziałem na kategorie dotyczą większości obszarów działania firmy deweloperskiej. Wiele z nich powstało przy współpracy z doświadczonymi firmami deweloperskimi i warto z nich korzystać w celu analizy skuteczności działania procesów biznesowych.

Faktury

Zakładka "Faktury" zawiera listę faktur, które zostały wystawione, na przykład do zaplanowanych transz, przeksięgowanie środków z rachunków powierniczych na rachunek firmowy lub po prostu faktury związane z sprzedażą lokali klientom.

Helpdesk

Moduł "Helpdesk" to moduł zgłoszeń serwisowych. Pozwala na szczegółowe zarządzanie informacjami dotyczącymi zarówno usterek z etapu odbioru lokali, jak również obsługi zgłoszeń po odbiorowych gwarancyjnych. W tym module można podejrzeć sytuację dotyczącą poszczególnych zgłoszeń i weryfikować czas ich realizacji, oraz prowadzić komunikację z klientami w tym temacie.

Odbiory

Zakładka "Odbiory" pozwala na planowanie odbiorów mieszkań, generowanie protokołów odbiorów oraz zbieranie ewentualnych informacji z odbioru w formie usterek. Jest możliwość również wykorzystania graficznych plików do oznaczania, w których miejscach lokalu czy kondygnacji wystąpiły jakieś uwagi.

Zmiany Lokatorskie

Moduł "Zmiany lokatorskie" pozwala na planowanie prac dodatkowych, zbieranie ich w osobne umowy i prowadzenie rozliczeń umów na zmianę lokatorskie.

W zależności od uprawnień, możliwe jest również włączanie dodatkowych zakładek, dotyczących innych obszarów działania firmy deweloperskiej.