Jak dodać i z czym można powiązać dokumenty w systemie?

VoxCRM pozwala na przechowywanie w systemie dokumentów oraz powiązanie ich z lokalami, umowami, klientami oraz firmami.

W tym celu z poziomu Pulpitu należy rozwinąć zakładkę Więcej*, a następnie przejść do zakładki Dokumenty.

* - w zależności od Państwa uprawnień w systemie, zakładka Dokumenty może być widoczna na głównym pasku nawigacji, po rozwinięciu opcji Więcej, lub być niewidoczna.

Dodawanie nowego dokumentu do systemu

Aby dodać nowy dokument do systemu, będąc w zakładce Dokumenty, należy w prawym górnym rogu strony nacisnąć przycisk "Dodaj dokument".

W nowym oknie należy nacisnąć przycisk Wybierz pliki z dysku, a następnie w Eksploratorze plików wybrać odpowiednie dokumenty do wgrania.

Po wybraniu plików system poprosi o uzupełnienie danych dotyczących nowych plików.

Najważniejsze pola do uzupełnienia (Wymagane):

• Nazwa - w tym polu należy wpisać nazwę pliku wyświetlaną w systemie. Pole to zostanie uzupełnione automatycznie nazwą wgrywanego pliku.
• Kategoria - w tym polu należy wybrać kategorię wgrywanego dokumentu.

Inne pola (Opcjonalne):

• Nadawca - w tym polu należy uzupełnić nadawcę dokumentu
• Odbiorca - w tym polu należy uzupełnić odbiorcę dokumentu
• Termin odbioru - w tym polu należy wybrać datę otrzymania dokumentu od nadawcy
• Spółka celowa - w tym polu należy wybrać spółkę celową, której dotyczy wgrywany dokument

Gdy uzupełnią Państwo pola odpowiednimi danymi, w celu dodania dokumentu należy nacisnąć zielony przycisk + ZAŁADUJ PLIK/PLIKI.

Po wykonaniu powyższych czynności nowy dokument powinien zostać dodany do systemu.

Zarządzanie dokumentem

Z istniejącym w systemie dokumentem mogą Państwo wykonać kilka czynności:

• Pobierz plik - dzięki tej opcji mogą Państwo pobrać plik z systemu
• Informacje - po wybraniu tej opcji wyświetlone zostanie nowe okno z informacjami dotyczącymi dokumentu w systemie.

• Edytuj - po wybraniu tej opcji wyświetlone zostanie nowe okno, w którym mogą Państwo modyfikować informacje dotyczące dokumentu w systemie.

• Edytuj powiązania pliku - dzięki tej opcji mogą państwo powiązać wybrany dokument z istniejącym w systemie Lokalem/Umową/Klientem/Firmą.
• Usuń - po wybraniu tej opcji system poprosi o potwierdzenie usunięcia dokumentu z systemu. Aby usunąć dokument, należy nacisnąć przycisk Tak.

• Wyślij na email - po wybraniu tej opcji wyświetlone zostanie okno wysyłania wiadomości, w której automatycznie załączony zostanie wybrany dokument.

Dodanie powiązania dokumentu

Aby powiązać dokument z np. lokalem, w zakładce Dokumenty należy odszukać odpowiedni dokument, a następnie w kolumnie Akcja nacisnąć na ikonkę trzech kresek i wybrać opcję Edytuj powiązania pliku.

W nowym oknie należy nacisnąć przycisk Dodaj powiązanie

Po naciśnięciu przycisku zostanie otworzone kolejne okno, w którym należy wybrać:

• Typ powiązania - w tym polu należy wybrać odpowiedni typ, którego dotyczyć będzie powiązanie. Dostępne typy powiązań to Lokale / Umowy / Klienci / Firma.
• Lokal* - w tym polu należy wybrać odpowiedni lokal, z którym chcą Państwo powiązać wybrany dokument.

* - w zależności od wybranego typu powiązania pole może nazywać się Lokal / Umowa / Klient / Firma.

Aby utworzyć nowe powiązanie, po wprowadzeniu powyższych pól należy nacisnąć przycisk Zapisz.

Po wykonaniu powyższych czynności w systemie zostanie utworzone nowe powiązanie dokumentu z wybranym przez Państwa typem.

Od tego momentu dokument będzie widoczny również w karcie lokalu, w sekcji Lista aktualnych dokumentów.