Zarządzanie umowami - wstępne informacje

System voxCRM oferuje funkcje zarządzania umowami (rezerwacyjne, deweloperskie, przedwstępne, akty notarialne, umowy dot. zmian lokatorskich oraz umowy najmu), co umożliwia efektywne monitorowanie i obsługę procesu zawierania umów. 

Aby skorzystać z tej funkcji, należy kliknąć na zakładkę "Umowy", która znajduje się w menu głównym. Po kliknięciu w zakładkę "Umowy", zostanie wyświetlona lista zawartych umów.

Aby ułatwić sortowanie i przeglądanie umów, program voxCRM udostępnia Państwu możliwość sortowania według różnych kolumn. 

Aby posortować umowy, wystarczy kliknąć strzałki "góra" lub "dół" przy każdej z kolumn. Na przykład, jeśli chcą Państwo sortować umowy według daty podpisania, klikamy strzałkę "w górę" przy kolumnie "Data podpisania umowy", a umowy zostaną uporządkowane rosnąco według daty. Jeśli chcemy posortować umowy w odwrotnym porządku, klikamy strzałkę "dół".

Wyszukiwanie umów

Aby wyszukać konkretne umowy, możecie Państwo skorzystać z górnego panelu z filtrami. 

Panel ten umożliwia wprowadzenie danych, takich jak numer lokalu, imię, nazwisko, ID lub datę podpisania umowy. Ponadto, panel oferuje wskazanie konkretnego projektu, miejscowości, etapu, budynku, doradcy, typu lokalu, typu i statusu umowy oraz jej kwalifikacji.

Po wprowadzeniu odpowiednich filtrów i kliknięciu przycisku "Szukaj", system wyświetli wyniki spełniające kryteria. Po wybraniu i kliknięciu w dany wiersz otworzy się Państwu Karta Umowy. 

Aby wyświetlić wszystkie umowy znajdujące się w systemie, należy na górnym panelu zaznaczyć opcję "Wszystkie umowy" i kliknąć przycisk "Szukaj". Po wykonaniu tych kroków, system wyświetli listę wszystkich umów obecnych w systemie.

Dodatkowo, na tym samym panelu znajduje się opcja "Pierwsza umowa". Jeśli wybierzecie Państwo tę opcję, system wygeneruje tylko umowy o najniższym statusie przypisanym do danego lokalu. Jest to przydatna funkcja, jeśli chcecie Państwo śledzić pierwsze etapy procesu zawierania umów.

Karta umowy

Po otworzeniu karty umowy wyświetlą się Państwu zdjęcia oraz plany nieruchomości. Po prawej stronie znajdują się ceny, takie jak cena całkowita, brutto, cena za metr kwadratowy, netto, netto za metr kwadratowy, zniżka całkowita oraz stawka VAT.

Poniżej zestawienia cen znajduje się przycisk "Dodaj przyległość", który pozwala na powiązanie z umową kolejnych nieruchomości.

Podsumowanie zawiera listę nieruchomości przypisanych do danej umowy wraz z rozpisaniem ich cen.

Na dole karty znajduje się harmonogram płatności, informację o zwolnieniu środków przez bank, zmiany lokatorskie, stawki odsetek, odsetki, rozliczenie powierzchni, skany umów, aneksy i cesje, lista faktur powiązanych z umową, lista aktualnych dokumentów oraz historia zmian. 

W lewym górnym rogu znajdą Państwo typ umowy wraz z jej szczegółami. Klikając ikonkę z zębatką, możecie Państwo edytować informacje o umowie, takie jak rodzaj, status, klasyfikacja itp. Z tego poziomu mamy również możliwość utworzenia dodatkowej umowy. 

Poniżej znajdują się informacje o kliencie oraz widnieje tam możliwość dodania kolejnej osoby do umowy. Pod informacjami o kliencie znajduje się klasyfikacja umowy oraz trzy zielone przyciski:

• "Generuj dokument" - pozwala na wygenerowanie umowy rezerwacyjnej, oświadczenia do banku lub innych dokumentów z wybranego szablonu.
  
• "Podsumowanie danych umowy" - zawiera wszystkie informacje zawarte w umowie i umożliwia eksport tych danych do formatu PDF.
• "Zarejestruj umowę" - pozwala na wysłanie umowy do bazy współdzielonej.

Dodawanie nowej umowy

Aby dodać nową umowę, należy przejść do listy umów, a następnie kliknąć niebieski przycisk "Dodaj nową umowę" w prawym górnym rogu. 

Po kliknięciu otworzy się Państwu okno, w którym będą dostępne dwie opcje: "Utwórz na podstawie" i "Dodaj nową umowę":

• "Utwórz na podstawie" - pozwala na wyświetlenie listy powiązanych nieruchomości z klientami. Aby wyszukać konkretną pozycję, możecie Państwo użyć danych klienta, powiązanego projektu, nieruchomości lub doradcy. Po kliknięciu przycisku "Wybierz" otworzy się okno tworzenia umowy, gdzie należy wypełnić wymagane dane i kliknąć przycisk "Zapisz"

• "Dodaj nową umowę": pozwala na ręczne dodanie umowy poprzez wprowadzenie przez Państwa danych klienta, inwestycji, nieruchomości, rodzaju i numeru umowy, doradcy, źródła pochodzenia klienta, daty i opisu.

Eksport danych

Po lewej stronie listy umów znajduje się ikonka w kształcie białego kwadratu tzw. "checkbox". Aby zaznaczyć wybrane umowy, należy kliknąć na te ikonki przy poszczególnych umowach. Na wybranych umowach możecie Państwo wykonać różne działania, takie jak wysłanie e-maila do klientów, eksport danych do formatu Excel, eksport kontrahentów do formatu XML Optima czy pobranie pliku wsadowego do DFG. W tym celu wybieramy konkretne działanie i klikamy “Wykonaj”.